8 dicas de gestão de tempo para equipes

Empresários e gestores concordam que em um mercado cada vez mais competitivo é importante adotar uma gestão com foco em produtividade. Nesse sentido é essencial investir em práticas relacionadas ao gerenciamento de tempo além de ações que estimulem uma cultura organizacional de performance, envolvendo aspectos técnicos e comportamentais.

Somente com uma visão abrangente é possível desenvolver uma gestão inteligente, destinada a formar equipes integradas, engajadas com os objetivos da empresa.

Conheça algumas dicas para facilitar a gestão de tempo para equipes de trabalho.

1. Aposte na organização e mantenha a agenda atualizada

Não há produtividade sem organização. Assim sendo é fundamental estabelecer procedimentos padronizados e sistematizar as tarefas diárias, respeitando políticas, regras, horários e prazos. Essa prática elimina dúvidas e improvisos, além de otimizar os processos internos. Paralelamente, é preciso manter a agenda atualizada, com uma programação detalhada de compromissos e atividades a serem executadas, compartilhando essas informações com todos os colaboradores.

2. Defina prioridades

Para uma gestão de tempo eficiente é necessário definir as prioridades do negócio e da equipe. Para isso deve-se reconhecer as estratégias da empresa, avaliar demandas e entregas, e assim ordenar as tarefas de acordo com a relevância.

3. Estabeleça metas individuais e coletivas

Cabe ao gestor desdobrar os principais objetivos corporativos, criando metas individuais e coletivas. Por meio de uma divisão justa de tarefas, da meritocracia e da delegação de responsabilidades é possível reforçar a gestão de tempo da equipe e direcionar os esforços de maneira coerente.

4. Crie planos de ação de curto prazo

Para cada entrega ou meta de curto prazo é importante desenvolver um plano de ação junto dos colaboradores, deste modo todos participam e colaboram ativamente. Além de ajudar a manter o foco, os planos também favorecem a comunicação e a realização das atividades com mais agilidade e qualidade.

5. Planeje a rotina da equipe

O planejamento da rotina de trabalho também faz parte da gestão de tempo para equipes, por isso é preciso cuidar das pratica cotidianas, alocar corretamente os recursos humanos e desenhar processos VERDADEIRAMENTE EFICIENTES, que possibilitem eliminar desperdícios, falhas e retrabalhos.

6. Evite a procrastinação

A procrastinação é sempre um grande obstáculo para a conquista da produtividade. Adiar a realização de tarefas e principalmente a tomada de decisões é um erro de gestão que pode causar impacto bastante negativo nos processos da empresa. Por isso é extremamente importante obedecer a agenda, obedecer as prioridades e destinar atenção especial aos pontos críticos. o gestor deve assumir a responsabilidade de agir rapidamente para resolver os problemas. Dessa maneira, dá o exemplo e incentiva a proatividade da empresa.

7. Evite imprevistos e distrações

Outra dica importante é evitar os imprevistos e as distrações, que podem prejudicar o rendimento da equipe. Por isso alguns fatores exigem cuidado, como o próprio layout do ambiente de trabalho ou o barulho excessivo. Também é interessante rever o fluxo de mensagens e e-mails, a quantidade de reuniões, além do livre acesso à internet sem monitoramento da empresa. Neste caso a recomendação é estipular normas de conduta quanto ao uso de celulares e tablets, de modo a orientar a postura dos colaboradores.

8. Use a tecnologia a seu favor

Atualmente é possível contar com as tecnologias colaborativas para facilitar a gestão de tempo para equipes, como os softwares de gerenciamento de informações, sistemas integrados, aplicativos, chats e redes sociais corporativas. Além de permitir uma comunicação mais eficiente e em tempo real, possibilitam o controle das tarefas, o acompanhamento de pendências e o monitoramento do desempenho de todos.

Essas são apenas algumas dicas que poderão otimizar a gestão de tempo da sua equipe, melhorando (e muito) a produtividade.

FONTE: brazip.com.br